10 советов по продуктивности для начинающих предпринимателей

Чувствуете, что жонглируете миллионом задач, развивая свой бизнес?

Начало нового дела — это захватывающее путешествие, но оно сопровождается множеством сложностей.

Как начинающий предприниматель, вы, вероятно, занимаетесь сразу всем — маркетингом, финансами, работой с клиентами — и при этом стараетесь не потерять рассудок.

Чтобы не утонуть в хаосе и эффективно управлять всеми процессами, важно не только правильно распределять время, но и использовать проверенные инструменты.

Один из таких инструментов — Company OS для Notion или для BuildIn. Это полноценная операционная система для бизнеса, которая поможет вам структурировать процессы, отслеживать задачи, управлять финансами и организовывать работу команды. Если же вы фрилансер и работаете без команды, вам идеально подойдёт Freelance OS — система, созданная специально для управления проектами, клиентами и доходами в одиночном формате.

Чтобы помочь вам добиться успеха, вот десять практических и доказанных советов, которые повысят вашу концентрацию и приведут к реальным результатам:

1. Находите баланс между основной работой и собственным проектом благодаря стратегическому планированию времени.

Многие предприниматели начинают развивать свой бизнес, не уходя с основной работы, и совмещение этих двух сфер может стать серьезным испытанием. Однако, используя две проверенные методики — тайм-блокинг и технику Помидора, можно значительно облегчить эту задачу.

Давайте разберем, как каждая из них работает и почему они идеально дополняют друг друга.

Тайм-блокинг

Тайм-блокинг — это метод структурирования дня, при котором время делится на отдельные блоки, а каждому из них назначается конкретная задача. Проще говоря, это как финансовое планирование, только вместо денег вы распределяете свое время. Такой подход позволяет заранее выделить часы как для основной работы, так и для развития бизнеса, обеспечивая полную концентрацию на каждом процессе.

Техника Помидора

Техника Помидора основана на принципе работы в коротких, но интенсивных временных интервалах — обычно по 25 минут, после которых следует 5-минутный перерыв. Такой подход предотвращает постоянное переключение между задачами — один из главных врагов продуктивности. Он помогает поддерживать высокий уровень концентрации и энергии на протяжении всего рабочего процесса.

В сочетании с тайм-блокингом эти методы формируют мощную систему для повышения эффективности. Они минимизируют хаотичную многозадачность, уменьшают влияние отвлекающих факторов и позволяют встроить в рабочий ритм регулярные паузы. Это помогает не только оставаться продуктивным, но и избежать переутомления, сохраняя работоспособность в течение всего дня.

Как эффективно внедрить этот подход?

Начните с тайм-блокинга: спланируйте свой день, выделяя конкретные временные слоты для каждой задачи. Важно заранее зарезервировать время для работы над своим бизнесом, учитывая график основной работы.

Внутри каждого блока применяйте технику Помидора: сосредоточенно работайте в течение 25 минут, затем делайте 5-минутный перерыв. Подбирайте длительность сессий под себя — некоторые люди лучше входят в поток при более длительных интервалах.

В конце дня уделите несколько минут анализу: что сработало, а что требует корректировки? Используйте эти наблюдения, чтобы адаптировать свою систему и продолжать повышать свою продуктивность.

2. Установите чёткий распорядок после увольнения с работы

Переход от стабильного графика 9–5 к свободному предпринимательству может легко сбить с ритма. Без четкой структуры возрастает риск потерять концентрацию и тратить время на второстепенные задачи.

Один из эффективных способов организовать день — разделить процесс планирования и выполнения задач. Для этого можно использовать ментальную модель «Пилот, Самолёт и Инженер».

Пилот

Сначала действуйте как Пилот — тот, кто задаёт направление. Около 10% времени стоит посвятить стратегическому планированию: на чём сосредоточиться, какие задачи важны. Это можно делать, например, за утренним кофе, составляя чёткий план на день.

Самолёт

Затем переключайтесь в режим Самолёта на 85% времени. В этот период главная задача — следовать намеченному курсу, выполняя план Пилота. Здесь важно не поддаваться отвлекающим факторам и не перегружать себя лишними размышлениями — просто действуйте.

Инженер

Наконец, около 5% времени уделяйте роли Инженера — человека, который поддерживает и оптимизирует рабочие процессы. Сюда входит организация календаря, систематизация файлов, улучшение технических навыков (например, скорости набора текста) — всё, что со временем повышает вашу эффективность.

Эта модель сбалансированно распределяет рабочие усилия:

• Пилот отвечает за стратегическое направление и фокус на важном.
• Самолёт обеспечивает максимальную продуктивность в выполнении задач.
• Инженер оптимизирует процессы, делая работу более эффективной в долгосрочной перспективе.

3. Составьте список «Чего не делать»

Обычный список дел помогает отслеживать задачи, которые нужно выполнить, но список «Чего не делать» нужен для того, чтобы исключить всё, что мешает продуктивности и отвлекает от важных целей.

Представьте его как личную «зону запрета» — перечень привычек и действий, которые тратят время, снижают концентрацию или просто не приносят вам пользы.

Исследования показывают, что наша сила воли ограничена. Каждое решение, будь то отказ от сладкого или попытка не заглядывать в соцсети, истощает ментальные ресурсы. Список «Чего не делать» помогает заранее устранить такие дилеммы, чтобы не тратить энергию на постоянную борьбу с искушениями. Вы заранее определяете, что под запретом, и освобождаете себя от лишних решений.

Чтобы составить такой список, выделите несколько минут в конце недели и проанализируйте свои привычки. Определите, что тянет вас назад или не соответствует вашим целям. Это могут быть простые правила, например:

• «Не проверять соцсети до полудня»
• «Не заниматься многозадачностью во время важных задач»

Разместите список на видном месте — он станет напоминанием о том, чего следует избегать.

Вот пять идей для вашего списка:

1. Многозадачность – попытка делать несколько вещей одновременно чаще всего приводит к низкому качеству работы. Вместо этого сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
2. Соглашаться на всё – это быстрый способ потерять контроль над своим временем. Учитесь говорить «нет» тому, что не способствует вашим долгосрочным целям.
3. Бесконечные встречи – собрания могут стать огромными поглотителями времени. Встречайтесь только при необходимости и делайте встречи краткими.
4. Постоянная проверка почты – это разрушает концентрацию. Ограничьте проверку писем 3-4 разами в день, чтобы сохранить продуктивность.
5. Утренний скроллинг – начинать день с телефона означает настраивать себя на отвлечения. Вместо этого посвятите первый час утра чему-то полезному или осознанному.

Как говорит Идову Койеника́н: «Куда направлено ваше внимание, туда уходит и ваше время».

4. Следуйте принципу Парето

В 1906 году итальянский экономист Вильфредо Парето сделал любопытное наблюдение, занимаясь садоводством. Он заметил, что примерно 20% стручков дают 80% всего урожая гороха. Это его заинтриговало, и он задался вопросом: распространяется ли этот принцип на другие сферы?

Изучая данные о распределении богатства в Италии, Парето обнаружил, что 20% населения владеют 80% земель. Это стало для него настоящим инсайтом. Позже он начал видеть этот закономерный дисбаланс повсюду.

Например, в бизнесе 20% клиентов приносят 80% прибыли. В программировании исправление 20% багов решает 80% проблем. И таких примеров множество.

Конкретные цифры 80/20 не всегда точны, но сам принцип заключается в том, что небольшая часть усилий, ресурсов или факторов зачастую приносит наибольший результат.

Как применить принцип Парето для повышения продуктивности

Если вы хотите работать эффективнее, сосредоточьтесь на 20% задач, которые приносят наибольшую отдачу.

Например, если в вашем списке дел 10 пунктов, то две из них (ключевые 20%) могут дать 80% результата. Это может быть завершение важного проекта или организация стратегической встречи. Вместо того чтобы перегружать себя всеми 10 задачами, начните с этих двух — именно они окажут наибольшее влияние.

Важно понимать, что это не означает игнорирование остальных 80% — они тоже играют роль. Однако, зная, куда направить основные усилия, вы сможете работать эффективнее и чувствовать больше удовлетворения от своих достижений.

В итоге всё сводится к умному подходу к работе, а не к постоянному увеличению нагрузки.

5. Используйте силу делегирования и автоматизации

Многие предприниматели попадают в ловушку, считая, что должны контролировать каждую задачу самостоятельно. Однако попытка делать всё самому неизбежно ведёт к выгоранию и снижению эффективности. Исследование Gallup показало, что руководители, которые умеют грамотно делегировать, достигают более быстрого роста бизнеса и более высокой прибыли по сравнению с теми, кто старается управлять всеми процессами самостоятельно.

Чтобы научиться эффективно распределять задачи, попробуйте матрицу Эйзенхауэра — методику, разработанную президентом США Дуайтом Эйзенхауэром для управления огромным потоком задач.

Квадрант 1: Срочное и важное (Сделать немедленно)

Это критические задачи, требующие немедленного внимания, например, приближающийся дедлайн проекта. Заблаговременно выделяйте в расписании время, чтобы справляться с ними без спешки.

Квадрант 2: Важно, но не срочно (Запланировать)

Эти задачи играют ключевую роль в долгосрочном развитии, но не требуют немедленного выполнения, например, изучение новых навыков или стратегическое планирование. Назначайте регулярные временные слоты, чтобы уделять им внимание.

Квадрант 3: Срочно, но не важно (Делегировать)

Это задачи, которые кажутся неотложными, но не оказывают значительного влияния на ваши цели, например, ответы на несущественные письма. Делегируйте их, когда это возможно.

Квадрант 4: Ни срочно, ни важно (Исключить)

Эти задачи не способствуют достижению целей и должны быть сведены к минимуму или полностью устранены, например, бесцельный серфинг в соцсетях во время работы. Используйте блокировщики приложений или ограничьте время на такие занятия, чтобы сохранять фокус.

Разделяя задачи по этой системе, вы сможете сосредоточиться на действительно важных вещах, сократить стресс и освободить время для стратегического роста.

Сила автоматизации

Помимо делегирования и устранения ненужных задач, есть ещё один мощный способ сэкономить время — автоматизация.

Рутинные процессы могут незаметно отнимать значительную часть вашего дня. Автоматизируя их, вы освобождаете время для стратегической работы, которая действительно влияет на рост бизнеса.

В книге «4-часовая рабочая неделя» Тим Феррисс подчёркивает, что автоматизация помогает сократить рабочую нагрузку и повысить продуктивность, позволяя сосредоточиться на действительно важных вещах.

Сегодня доступно множество инструментов, которые берут на себя повторяющиеся задачи:

Zapier, IFTTT, HubSpot – автоматизируют ответы на письма, постинг в соцсетях и взаимодействие с клиентами.

Шаблоны для Notion или шаблоны для Buildin – упрощают постановку задач и гарантируют что вы сделаете все точно в срок.

Но автоматизация полезна не только в работе — она может значительно упростить повседневную жизнь, освободив больше времени для развития бизнеса.

Простые способы автоматизировать рутину

1. Настройте автоплатежи для коммунальных услуг и подписок.
2. Используйте доставку продуктов вместо походов в магазин.
3. Инвестируйте в робот-пылесос или наймите клининговый сервис.
4. Подписывайтесь на регулярную доставку бытовых товаров (например, средств гигиены).
5. Применяйте планировщики встреч для повторяющихся событий.
6. Автоматизируйте почтовые рассылки с готовыми шаблонами.
7. Создайте «умный дом», где освещение, температура и очистка воздуха регулируются автоматически.

Как внедрить автоматизацию

Найти оптимальную систему автоматизации — процесс, который требует экспериментов. Начните с малого, протестируйте разные подходы и постепенно настраивайте процессы так, чтобы они максимально соответствовали вашим потребностям.

6. Принимайте неудачи как часть пути

Если вы когда-либо готовили блины, то знаете, что первый блин редко выходит идеальным. То сковорода недостаточно разогрелась, то тесто получилось слишком густым, то вы просто используете его как пробный вариант.

В кулинарии это называют «теорией первого блина» — принцип, согласно которому первая попытка чего-то нового часто оказывается несовершенной.

Как это связано с предпринимательством?

Как и в случае с блинами, первая встреча с клиентом, первый запущенный проект или первая продажа могут получиться неидеальными. Но это нормально.

Страх неудачи часто мешает действовать, но если воспринимать начальные ошибки как эксперименты, они превращаются в ценные уроки. Плохой первый блин не значит, что вся партия испорчена — это просто часть процесса.

Этот принцип перекликается с концепцией «проваливайся быстро, но двигайся вперёд» из книги Джона Максвелла «Неудача — путь к успеху». Суть подхода в том, чтобы не избегать ошибок, а активно учиться на них, используя быстрые тестирования и прототипирование.

Ключевой момент — не воспринимать неудачи как поражения, а видеть в них ступени к росту и успеху.

7. Развивайте мышление роста

Люди с фиксированным мышлением убеждены, что их способности и интеллект заданы раз и навсегда. Они считают, что мало что можно изменить.

А вот мышление роста, концепция, разработанная психологом Кэрол Двек, основано на убеждении, что способности можно развивать через обучение, практику и осознанные усилия. В этом подходе всё рассматривается как навык, который можно улучшить со временем.

Как это работает в предпринимательстве?

Развитие мышления роста начинается с принятия простого факта: талант существует, но он не определяет ваш успех. Главное — готовность учиться и совершенствоваться.

• Считаете, что вам не хватает харизмы, чтобы продавать? Освойте техники влияния и публичных выступлений.
• Плохо разбираетесь в финансах или переговорах? Пройдите курс или найдите наставника.
• Не владеете технологиями и не умеете создавать сайты? Изучите онлайн-ресурсы или поработайте с экспертом, чтобы учиться на практике.

Нет навыков, которые вам недоступны

Всё, что кажется слабостью, на самом деле — точка роста. Всё, что выглядит вызовом, — возможность расширить свои границы.

Как предприниматель, вы можете освоить всё, что нужно для успеха, если примете этот принцип и начнёте видеть в каждой проблеме шанс стать сильнее.

8. Добавьте элемент игры в рабочий процесс

Ведение бизнеса — непростая задача, но это не значит, что работа должна быть сплошным стрессом. Как говорится в книге Feel-Good Productivity, добавление развлечения в рутину повышает креативность, мотивацию и общее состояние.

Научные исследования подтверждают: игра стимулирует выработку дофамина, делает работу более приятной и помогает находить нестандартные решения.

Как сделать работу увлекательнее?

Существует три способа превратить даже рутинные задачи в нечто более захватывающее.

1. Спросите себя: «Как бы это выглядело, если бы было весело?»

Когда перед вами скучная или утомительная задача, попробуйте переформулировать ситуацию. Задайте себе вопрос: «Как я могу сделать это интереснее?»

• Вместо того чтобы работать за столом, пересядьте в уютное кафе.
• Включите любимую музыку или превратите процесс в игру.
• Измените рабочее окружение, позовите друга для совместного выполнения задачи или придумайте систему наград за её завершение.

Когда работа становится более увлекательной, мотивация растёт, а монотонные задачи перестают быть в тягость.

2. Превратите цели в квесты

Обычное целеполагание может быть скучным. Попробуйте превратить свои задачи в игровые «квесты».

• Вместо «Увеличить число клиентов на 20%» назовите это «Квест: Поиск новых союзников».

• Вместо «Снизить расходы на 15%» попробуйте «Охоту за великими сбережениями».

Такой подход меняет восприятие задач — они перестают быть рутиной и превращаются в захватывающие испытания.

3. Устраивайте себе вызовы

Геймификация — мощный инструмент. Видеоигры используют очки, уровни и прогресс-бары для поддержания интереса. Вы можете сделать то же самое в работе!

• Соревнуйтесь с коллегой или другом — кто быстрее выполнит задачу?
• Ставьте себе лимиты по времени (например, «обработать 30 заявок за 10 часов»).
• Используйте «метод Сейнфелда» — каждый день выполняйте задачу и отмечайте успех в календаре, создавая непрерывную серию.

Эти игровые элементы создают чувство достижения и ответственности, помогая избежать прокрастинации и оставаться вовлечённым в процесс.

Работа не должна быть скучной

Если вы научитесь добавлять элементы игры в повседневные задачи, ваш рабочий процесс станет легче, продуктивнее и приятнее. В итоге вы не только сохраните мотивацию, но и будете работать эффективнее без выгорания.

9. Присоединяйтесь к коворкингу, чтобы избежать одиночества

Ведение бизнеса, особенно в одиночку, может быть одиноким процессом. Со временем изоляция снижает мотивацию, ухудшает ментальное состояние и негативно влияет на продуктивность.

Один из лучших способов справиться с этим — коворкинг. Он создаёт ощущение сообщества, открывает возможности для нетворкинга и даёт смену обстановки, которая помогает оставаться сосредоточенным.

Почему коворкинг работает?

Этот формат основан на принципе социальной фасилитации — феномене, при котором присутствие других людей повышает нашу продуктивность.

Исследования психолога Роберта Зайонца подтверждают: люди работают эффективнее, когда трудятся рядом с другими. Это создаёт ощущение вовлечённости, структурирует рабочий процесс и снижает уровень прокрастинации.

10. Не забывайте о саморазвитии (чтобы избежать выгорания)

Предпринимательство часто связано с долгими часами работы и высоким уровнем стресса. Многие думают, что нужно работать без остановки, чтобы добиться успеха, но на самом деле это прямой путь к выгоранию.

Чтобы поддерживать продуктивность в долгосрочной перспективе, важно заботиться о себе. Это включает физическое, социальное и ментальное благополучие. Разберём, как правильно ухаживать за каждым из этих аспектов.

Физическое здоровье: основа продуктивности

Тело и разум неразрывно связаны. Когда вы заботитесь о своём физическом состоянии, улучшается концентрация, настроение и общая работоспособность.

Питание: топливо для мозга

Ваш рацион напрямую влияет на когнитивные функции. Исследования подтверждают, что питание с высоким содержанием насыщенных жиров, сахара и соли (так называемая западная диета) снижает продуктивность, ухудшает память и даже повышает риск деменции.

Что делать?

Эксперты рекомендуют переход на средиземноморскую диету:

• Овощи, фрукты, цельнозерновые продукты
• Орехи, рыба, оливковое масло
• Бобовые, яйца, тофу, авокадо

Этот рацион улучшает когнитивные способности, снижает риск неврологических заболеваний и повышает ментальную ясность. Представьте, что вы переходите с дешёвого топлива на премиальный бензин — это поможет вашему мозгу работать на максимальной мощности.

Сон: залог продуктивности

Исследования показывают, что хронический недосып снижает концентрацию и продуктивность. Например, исследование 4 000 американских сотрудников показало, что недостаток сна обходится компаниям в $1 967 на работника из-за сниженной эффективности.

Что мешает спать? Чаще всего — перегрузка работой.

Доктор Мэттью Картер в своём выступлении «Наука сна и искусство продуктивности» подчёркивает:

«Вы достигаете большего, когда выспались, а не когда пожертвовали сном ради работы».

Арианна Хаффингтон, автор книги The Sleep Revolution, также утверждает, что успех и отдых не противоречат друг другу, а, наоборот, усиливают друг друга.

Приоритизация сна — не роскошь, а необходимость.

Физическая активность: прокачка мозга

Движение не только поддерживает тело в тонусе, но и улучшает работу мозга. Физическая активность повышает уровень BDNF (нейротрофического фактора мозга) — белка, который улучшает память, обучаемость и способность к принятию решений.

Какие виды активности эффективны?

• Спорт, требующий реакции и вовлечённости (например, теннис, футбол) стимулирует BDNF сильнее, чем монотонные упражнения, такие как бег.
• Не обязательно идти в спортзал — даже прогулка, растяжка или работа за стоячим столом улучшают кровообращение и когнитивные функции.

Как пишет Кэти Боумен в книге Move Your DNA, движение — это не только спорт, но и образ жизни.

Социальное благополучие: поддержка даёт энергию

Мы — социальные существа, и взаимодействие с людьми — ключ к эмоциональному балансу.

Когда загруженность возрастает, легко убедить себя, что нет времени на друзей и семью. Но это ловушка. Социальные связи снижают уровень стресса, повышают настроение и улучшают психическое состояние.

Как добавить больше общения?

1. Запланируйте еженедельные встречи с друзьями.
2. Найдите группу по интересам или начните новый совместный проект.
3. Уделяйте хотя бы 5 минут в день на общение — даже короткий звонок может улучшить настроение.

Ментальное здоровье: тренировка разума

Психологическое благополучие не менее важно, чем физическое. Простые практики осознанности помогают снижать стресс, улучшать концентрацию и справляться с трудностями.

Что можно делать каждый день?

1. Медитация или глубокое дыхание – улучшает внимание и снижает тревожность.
2. Ведение дневника – помогает структурировать мысли и справляться с негативными эмоциями.
3. Практика благодарности – снижает уровень стресса и повышает удовлетворённость жизнью.
4. Любимое хобби – восстанавливает внутренний баланс и даёт энергию.

Забота о своём ментальном состоянии не признак слабости, а важный шаг к продуктивности и устойчивости.

Как достичь баланса между жизнью и работой

В конечном итоге саморазвитие и забота о себе — это искусство находить правильный баланс между разными аспектами жизни. Но как понять, в каких сферах всё в порядке, а какие требуют большего внимания?

Для этого существует модель Колеса Жизни (Wheel of Life).

Что такое Колесо Жизни?

Представьте, что ваша жизнь — это колесо, разделённое на ключевые сферы, влияющие на общий уровень удовлетворённости и гармонии:

• Здоровье
• Карьера
• Отношения
• Личностный рост
• Финансы
• Развлечения и отдых

Эти сферы работают взаимосвязано. Если в одной области дисбаланс, он может отразиться на всех остальных. Например, успех в карьере может потерять ценность, если при этом страдают здоровье и личная жизнь.

Использование Колеса Жизни помогает оценить текущее состояние дел и определить зоны, которые требуют внимания, чтобы создать устойчивый баланс между работой и личной жизнью.

Колесо жизни реализовано в нашем шаблоне для Notion и Buildin — Second Brain. В нес вы можете выбрать какие сферы жизни хотите улучшить, добавить в них цели и задачи, и, постепенно улучшать свою жизнь.

Создание личного набора инструментов продуктивности

Первые шаги в предпринимательстве могут быть настоящим испытанием. Но если внедрить 10 стратегий продуктивности, можно работать эффективнее, избежать выгорания и уверенно двигаться к своим бизнес-целям.

Помните, не обязательно применять все советы сразу. Думайте о них как о наборе инструментов: пробуйте разные методы, экспериментируйте, адаптируйте и постепенно находите те, которые подходят именно вам.

Ваша продуктивность — это не жёсткая система, а гибкий процесс, который развивается вместе с вами и вашим бизнесом.