Представьте себе на мгновение идеальную организационную систему.
Система, которая точно подсказывала вам , куда поместить каждую часть информации в вашей жизни – каждый документ, файл, заметку, повестку дня, план и часть исследования – и где именно ее найти, когда она вам понадобится.
Такую систему должно быть невероятно легко настроить и еще проще обслуживать. В конце концов, только самые простые и легкие привычки сохранятся надолго.
Он должен быть не только гибким, адаптирующимся к вашим потребностям в разные периоды вашей жизни, но и всеобъемлющим, чтобы вы могли использовать его в каждом из многих мест, где вы храните информацию, например, в файловой системе вашего компьютера, в облачном хранилище. платформу (например, Dropbox или Google Drive) или приложение для создания цифровых заметок .
Но, прежде всего, идеальная организационная система должна быть такой, которая напрямую приведет к ощутимым преимуществам в вашей карьере и жизни. Это значительно ускорит вас на пути к завершению проектов и достижению наиболее важных для вас целей.
Другими словами, идеальная система организации вашей жизни — это действенная система .
Вместо того, чтобы ставить на вашем пути больше препятствий и откладывать действия, которые принесут пользу, это приблизит эти действия и облегчит их начало и завершение.
После более чем десяти лет личных экспериментов, обучения тысяч студентов и подготовки профессионалов мирового уровня я разработал такую систему.
Она называется PARA — простая, комплексная, но чрезвычайно гибкая система для организации любого типа цифровой информации на любой платформе.
Я обещаю вам, что он не только наведет порядок в вашей жизни, но и вооружит набором инструментов для умелого управления потоком информации для достижения всего, чего вы задумали.
На основе это системы построен уже готовый шаблон Второго мозга в Notion. Вам не нужно настраивать его, все уже сделано за вас.
4 категории, которые охватят всю вашу жизнь
PARA основан на простом наблюдении: есть только четыре категории, которые охватывают всю информацию в вашей жизни.
У вас есть проекты, над которыми вы активно работаете – краткосрочные усилия (в работе или личной жизни), которые вы предпринимаете с определенной целью. Например:
- Полный дизайн веб-страницы
- Купите новый компьютер
- Написать отчет об исследовании
- Отремонтировать ванную комнату
- Закончить курс испанского языка
- Расставить новую мебель в гостиной
У вас есть зоны ответственности – важные части вашей работы и жизни, которые требуют постоянного внимания. Они могут включать в себя:
- Рабочие обязанности, такие как маркетинг, управление персоналом, управление продукцией, исследования и разработки, прямые подчинения или проектирование.
- Личные обязанности, такие как здоровье, финансы, дети, письмо, машина или дом.
Тогда у вас есть ресурсы по ряду тем, которые вас интересуют и которые вы изучаете, например:
- Графический дизайн
- Личная продуктивность
- Органическое садоводство
- Кофе
- Современная архитектура
- Веб-дизайн
- Английский язык
- Французская литература
- Делать заметки
- Формирование привычки
- Фотография
- Маркетинговые активы
Наконец, у вас есть архивы , которые включают все, что из предыдущих трех категорий больше не активно, но вы можете сохранить их для дальнейшего использования:
- Проекты, которые вы завершили или отложили
- Области, которые больше не активны и не актуальны
- Ресурсы, которые вам больше не интересны
Вот и все! Четыре папки верхнего уровня — «Проекты», «Области», «Ресурсы» и «Архивы», каждая из которых содержит небольшое количество подпапок, посвященных каждому активному проекту, сфере ответственности, ресурсу и архиву в вашей жизни.
Возможно, трудно поверить, что сложную современную человеческую жизнь, подобную вашей, можно свести всего к четырем категориям. Может возникнуть ощущение, что у вас гораздо больше дел, чем может вместить такая простая система.
Но в этом-то и суть: если ваша организационная система столь же сложна, как и ваша жизнь, то требования по ее поддержанию в конечном итоге отнимут у вас время и энергию, необходимые для того, чтобы прожить эту жизнь.
Система, которую вы используете для организации информации, должна быть настолько простой, чтобы освобождать ваше внимание, а не отнимать его больше. Ваша система должна давать вам время, а не отнимать время.
Ключевой принцип – организация информации по вашим проектам и целям.
Большинство из нас впервые научились систематизировать информацию еще в школе. Нас учили классифицировать конспекты, раздаточные материалы и учебные материалы по академическим предметам , таким как математика, история или химия.
Но затем, не осознавая этого, мы применили тот же подход и во взрослой жизни. Мы продолжали классифицировать наши документы и файлы по невероятно широким темам, таким как «Маркетинг», «Психология», «Бизнес» или «Идеи».
Это не имеет никакого смысла в вашей послеакадемической карьере. На рабочем месте нет занятий, тестов, оценок и дипломов. Ни один учитель не будет говорить вам, что писать на выпускном экзамене, потому что его нет.
И на работе, и в жизни у вас есть результаты, которых вы пытаетесь достичь . Вы пытаетесь запустить новый продукт, спланировать семейный отдых, принять важное решение, найти детский сад по соседству, опубликовать новую статью или достичь квартального показателя продаж.
В разгар вашего напряженного дня, когда вы пытаетесь воплотить эти вещи в жизнь, у вас совершенно нет времени рыться в такой огромной категории, как «Психология», чтобы найти ту информацию, которая вам нужна.
Вместо того, чтобы систематизировать информацию по общим предметам, как в школе, я советую вам организовывать ее в соответствии с проектами и целями, которые вы преследуете прямо сейчас. Вот что значит «организовать посредством действенности» — мантра, к которой я буду возвращаться снова и снова на протяжении всей этой книги.
Например, когда вы садитесь за работу над проектом графического дизайна, вам понадобятся все заметки, документы, ресурсы и другие материалы, связанные с этим проектом, в одном месте и готовые к работе.
Это может показаться очевидным, но это прямо противоположно тому, что делает большинство людей. Большинство людей склонны разложить весь необходимый материал по дюжине разных мест, на поиск которых у них уйдет полчаса.
Как убедиться, что все материалы, относящиеся к каждому проекту или цели, находятся в одном месте? Вы организуете это таким образом в первую очередь. Таким образом, вы будете точно знать, куда все положить и где это найти.
Сила организации через проект
Несколько лет я работал тренером по продуктивности в районе залива Сан-Франциско. Это был пик технологического бума, и высокопоставленные профессионалы из самых влиятельных компаний мира искали любое преимущество в своей работе. Я был рад помочь.
Я тренировал нескольких руководителей известной биотехнологической фирмы в Южном Сан-Франциско, в красивом кампусе с видом на залив. Помню один прекрасный весенний день, когда я ждал своего следующего клиента, старшего директора, отвечающего за разработку нескольких новых жизненно важных фармацевтических препаратов.
Как только он прибыл, наша коуч-сессия началась, как и все остальные, с моего простого вопроса: «Есть ли у вас список проектов?»
Работая с клиентом в качестве тренера по продуктивности, я всегда прошу его показать мне список своих проектов. Мне это нужно, чтобы понять, какую работу они выполняют, их текущую рабочую нагрузку и какие приоритеты и результаты они пытаются достичь.
Он сказал: «Конечно!» и, набросав по памяти краткий список (первый предупреждающий знак), вручил мне такой список:
Ты видишь проблему? Посмотрите еще раз внимательно.
Ни один пункт в этом списке не является проектом, согласно нашему предыдущему определению. Кончается ли когда-нибудь «стратегическое планирование» навсегда? Бывает ли когда-нибудь момент, когда вы можете навсегда вычеркнуть «отпуск» из своего списка? Надеюсь, что нет!
Каждый пункт в этом списке, по сути, является зоной ответственности. Это может показаться семантикой, но это совсем не так. Я понял, что независимо от того, насколько вы умны и целеустремленны, есть две важные вещи, которые вы не сможете сделать, пока не разобьете свои сферы ответственности на конкретные проекты.
1. Вы не можете точно знать степень своих обязательств
Одна из наиболее частых жалоб, которые я слышу от людей, заключается в том, что у них «нет полосы пропускания». И я сочувствую – сколько времени вам кажется, что у вас слишком много дел на тарелке?
Но пока вы смотрите на свою работу через призму областей, вы никогда не узнаете, сколько у вас на тарелке. Глядя на список выше, какую часть рабочей нагрузки представляет собой «Найм»? Это может быть что угодно: от найма на неполный рабочий день каждые 6 месяцев до заполнения 50 должностей в этом квартале.
Просто невозможно узнать это с первого взгляда, и эта неопределенность будет проявляться в том, что каждая область будет казаться более обременительной, чем она есть на самом деле.
Представьте себе, что вы определили каждый из проектов в разделе «Найм» и держали этот список перед собой каждый день. Не проще ли было бы сказать, сколько еще осталось сделать и что делать дальше? Например:
2. Вы не можете связать свои текущие усилия с долгосрочными целями.
Один из самых сложных (но и полезных) аспектов работы над знаниями заключается в том, что она требует нашего творческого подхода. А творчество невозможно поддерживать без чувства мотивации. Вы не сможете продолжать думать и предлагать свои лучшие идеи, если вы перегорели и деморализованы.
От чего зависит наша мотивация? Главным образом, в достижении последовательного прогресса. Мы можем пережить немало стресса и разочарования в краткосрочной перспективе, если знаем, что это к чему-то ведет.
Это подводит нас ко второй проблеме: без списка отдельных проектов вы не сможете связать текущие усилия с долгосрочными целями.
Посмотрите на список выше еще раз. Ни один из пунктов в нем не закончится и не изменится – таково определение зоны ответственности, которая продолжается бесконечно. А теперь представьте психологический эффект от пробуждения неделю за неделей, месяц за месяцем и даже год за годом с одним и тем же списком нескончаемых обязанностей. Независимо от того, как усердно вы работаете, бесконечный горизонт никогда не станет ближе.
Честно говоря, я не смог бы придумать лучшего способа убить вашу мотивацию, даже если бы попытался.
Когда вы разбиваете свои обязанности на небольшие проекты, вы гарантируете, что ваш список проектов постоянно обновляется. Этот оборот создает череду регулярных побед, которые вы можете праздновать каждый раз, когда успешно завершаете проект. Представьте, насколько мотивированным и успешным вы себя почувствуете, разбив широкую область «События» на каждое отдельное мероприятие, которое вы проводите:
Независимо от того, насколько обширны ваши обязанности, вы всегда можете разбить их на более мелкие проекты. И вы должны это сделать, если хотите знать, действительно ли вы продвигаетесь к своим целям.
Организуйтесь для той жизни, которую хотите вести
Использование PARA — это не просто создание набора папок для хранения вещей.
Речь идет об определении структуры вашей работы и жизни: чему вы привержены, что хотите изменить и куда хотите идти. Речь идет об организации информации таким образом, чтобы она поддерживала и вызывала к мотивации будущую жизнь, которую вы хотите вести.
Большая часть того, что мы называем «организацией», по сути, является замаскированной прокрастинацией. Мы говорим себе, что «готовимся» или «проводим исследование», притворяясь, будто это прогресс. На самом деле мы ищем любую мелочь, которую можно отполировать или привести в порядок, чтобы избежать необходимости решать задачу, которой мы боимся.
PARA прорезает этот фасад прокрастинации, давая нам метод организации всего, что настолько радикально просто, что нет никаких оправданий и ничего не остается, кроме следующего важного шага. Это минималистичный способ добавить в вашу среду ровно столько порядка, чтобы у вас была ясность для движения вперед, и не более того.
Существуют и другие, более сложные, изощренные и специализированные способы организации информации, но PARA — единственный, который выдерживает испытание временем, поскольку дает вам больше времени, чем требуется.
