Методика Доведения Дел до Завершения (GTD), разработанная консультантом по повышению производительности Дэвидом Алленом, это популярная система управления задачами. Основной принцип её заключается в упорядочивании потока информации, ибо чем больше информации кружит в вашей голове, тем сложнее сосредоточиться на конкретных задачах. Поэтому, избавившись от этого информационного балласта, можно сэкономить время на размышлениях и сконцентрироваться на выполнении задач.
Аллен заметил, что мозг более эффективно обрабатывает информацию, чем хранит её (принцип «голова — плохой архив»). Суть методики GTD заключается в том, чтобы перенести все мысленные нагрузки во внешнюю систему и организовать их так, чтобы легко фокусироваться на нужных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс организован по принципам GTD, вы можете легко ответить на вопрос «чем мне нужно заняться?» в любой момент, не рискуя упустить что-то важное.
Методика GTD может быть полезна, если вы:
- испытываете затруднения в управлении множеством задач, требующих вашего внимания;
- беспокоитесь о потере важных деталей или дел;
- занимаетесь различными ролями на работе и в личной жизни;
- сталкиваетесь с трудностями в завершении многочисленных проектов;
- никогда раньше не пробовали методику GTD (она стоит того, чтобы ей хотя бы попробовать).
В данной статье мы рассмотрим основные принципы и методики GTD, а также предложим наш, наиболее интуитивно понятный способ их применения на практике. Мы сосредоточимся на использовании GTD с помощью Notion, а именно шаблона Второго Мозга однако эти же принципы применимы и к другим приложениям. Главное в GTD — это не конкретные инструменты, а набор привычек, которые помогут вам в достижении ваших целей.
Что такое метод GTD?
Метод «Getting Things Done», или просто GTD, — это система управления временем, разработанная Дэвидом Алленом, консультантом по продуктивности, который описал ее в своей книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
Метод GTD основан на идее о том, что, поскольку когнитивные способности человека ограничены, мы можем запомнить лишь ограниченное количество информации. Однако мы по-прежнему используем свой разум в качестве хранилища, полагаясь на свою память и перегружая ее. В результате мы не только непродуктивны — мы подвергаем себя стрессу, что в долгосрочной перспективе может привести к выгоранию и параличу рабочей нагрузки.
Аллен разработал логическую систему продуктивности, которая поможет нам избавиться от умственного беспорядка и привести мысли в порядок, чтобы мы могли сосредоточиться на самом важном.
Суть метода «Как привести дела в порядок» заключается в хранении информации во внешней системе, а не в голове. Таким образом, вы получаете больше ясности и контроля, и вам удается легко выполнять все задачи, соблюдая сроки и обеспечивая лучшее качество выполнения задач.
Что-то автоматическое и необычное происходит в вашем сознании, когда вы создаете и фокусируетесь на четкой картине того, чего хотите.
Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок»
Эта стратегия отлично работает в ситуациях, когда вам приходится работать над несколькими проектами одновременно. Однако он будет очень полезен, даже если вам просто нужен более организованный и систематический подход к выполнению ваших заданий.
В любом случае, учитывая важность тайм-менеджмента на рабочем месте, система GTD может вас выручить.
Плюсы и минусы метода GTD
Как и любой другой метод, метод Getting Things Done — это монета с двумя сторонами, у которой есть свои преимущества и недостатки:
Плюсы:
- Он делает вас более решительными. Мы часто тратим много времени на нерешительность, колебания и откладывания, не зная, что делать дальше. Метод GTD помогает четко понять, чего вы хотите добиться, увидеть желаемый результат и определить конкретные шаги, которые необходимо предпринять для его достижения.
- Он снижает когнитивную нагрузку. Система GTD очищает ваш разум, позволяя сосредоточиться на приоритетах. Кроме того, когда ваш разум не загроможден, вы с большей вероятностью попадете в состояние потока — психическое состояние, когда вы глубоко погружены в деятельность, генерируете блестящие идеи и просто получаете удовольствие от процесса.
- Это дает вам чувство контроля. Когда вся информация хранится в одном месте, гораздо проще вносить коррективы. Вы можете менять приоритеты и расписание, когда это необходимо, и это не приведет вас в ужас — ведь вы увидите, как вписать изменения в вашу систему, чтобы она не развалилась.
Минусы:
- Он может отнимать много времени. Метод GTD требует усилий для настройки — вам придется хорошенько подумать, поскольку он касается видения вашего будущего и определяет ход ваших действий.
- Это сложная система, которую бывает трудно поддерживать. Как известно, компоненты системы тесно взаимосвязаны. Если делать что-то одно правильно, а остальное — нет, или делать только что-то одно, игнорируя остальное, это будет означать провал.
- Одна из проблем в этом отношении заключается в том, что метод GTD часто рассматривается как система, предназначенная только для работы. Это ошибка, потому что работа — это только одна часть нашей жизни. Другие вещи, такие как здоровье, отношения и содержание дома, также требуют нашего внимания — и более того, они напрямую влияют на нашу работу, поэтому имеет полный смысл включить их в свою систему, такую как Second Brain
Пять шагов метода GTD
Метод Getting Things Done состоит из 5 шагов, которые используются для упорядочивания задач, чтобы эффективно управлять ими:
Шаг 1. Захват
На этом этапе вы переносите информацию, которая в данный момент хранится в вашей голове, во внешнее место. Другими словами, все, что привлекло ваше внимание и имеет или может иметь для вас значение (например, дела, которые вам нужно сделать, события, которые вы хотите посетить, или идеи, которые пришли вам в голову), должно быть зафиксировано и сохранено в письменном или цифровом виде.
Смысл этого заключается в том, чтобы просто собрать свои мысли, выкинув их из головы. Что очень важно, вы должны фиксировать их все без исключения и регулярно, в тот самый момент, когда они приходят вам в голову.
Вы можете использовать различные инструменты для захвата:
- Физические блокноты
- Электронные устройства
- Устройства для записи аудиозаписей
- Различные приложения, такие как Notion, Todoist, Trello
- Чтобы помочь себе организовать собственные мысли, вы можете использовать триггерные списки незавершенных дел — списки, которые Аллен рекомендует составлять, когда вам нужно провести чистку сознания. Как следует из названия, эти списки должны включать дела, которые находятся в зоне вашего внимания, но еще не завершены.
Триггерные списки незавершенных дел бывают двух типов:
Личные, которые охватывают такие области, как:
- семья (мероприятия, которые вы хотите провести с супругом/детьми/родителями)
- здоровье (врачи, обследования, диета, спорт)
- досуг (книги, фильмы, путешествия, люди и места, которые вы хотите посетить)
- поручения (продукты, банки, аптека)
- дом/быт (ремонт, строительство, сантехника, электричество) и т. д.
Профессиональная, которая может включать в себя следующее:
- проекты (как начатые, но не завершенные, так и еще не начатые)
- встречи (предстоящие встречи, встречи, которые необходимо назначить или запросить)
- планирование (целей, презентаций и конференций)
- общение (звонки, электронные письма, телефонные разговоры, служебные записки)
- персонал (наем, увольнение, обратная связь, моральное состояние, отзывы)
- профессиональное развитие (тренинги, навыки, которые нужно развивать, карьерные исследования, резюме).
Соберите информацию и зафиксируйте задачи — это все, что вам нужно сделать на данном этапе. Не нужно пытаться систематизировать или анализировать ее, поскольку именно этим мы и займемся на последующих этапах.
Шаг 2. Уточнение
Теперь, когда у вас есть материал для работы, вы можете задать себе два вопроса:
- Что это такое? — Вы определяете пункты своего списка, переформулируя их в более четкой форме.
- Можно ли это сделать? — Здесь вы решаете, что делать с пунктами, размышляя о том, можете ли вы или должны делать их в первую очередь.
Если вы считаете, что пункт не заслуживает вашего внимания, значит, он неприменим. В этом случае у вас есть три варианта, как поступить с этим пунктом:
- Удалить (выбросить) его. Это вещи, которые вам не нужны или которые вас не интересуют. Например, вы можете отменить собеседование, если вас больше не интересует эта должность.
- Отложить. Когда вы захотите сделать что-то в будущем, вы это откладываете — например, есть вероятность, что вы захотите провести исследование или получить формальное образование когда-нибудь потом.
- Ссылайтесь на него. Это потенциально полезные предметы или информация, которые могут понадобиться вам в будущем, поэтому вы складываете их в архив в качестве справочного материала. Например, вы можете использовать некоторые книги или статьи в качестве справочного материала.
Если вы решили, что вещь из вашего списка заслуживает вашего внимания, значит, она пригодна к действию, и вы должны указать следующее действие. Следующее действие — это видимое физическое действие, которое вы должны предпринять, чтобы либо продолжить работу над проблемой, либо завершить ее. Как только вы определите, что это за действие, вам нужно будет выбрать один из трех вариантов:
- Сделать. Если это займет менее 2 минут, сделайте это немедленно — позвоните по телефону или ответьте на электронное письмо в тот момент, когда поймете, что должны это сделать.
- Делегировать. Спросите себя, являетесь ли вы тем самым человеком, который может выполнить эту задачу. Если нет, перепоручите ее тому, кто подходит больше, или тому, кто свободен и не возражает против этого.
- Отложите. Все, что занимает более 2 минут, следует отложить. Запланируйте эти дела на потом.
Шаг 3. Упорядочить
После того как вы проясните ситуацию, вам нужно будет распределить предметы по категориям, перемещая их в определенные места, например:
Календарь. Вы используете календарь для следующих действий, которые необходимо выполнить в определенное время. Их можно разделить на три категории:
- Дела, которые нужно сделать в определенное время, например, встречи.
- Действия, которые необходимо выполнить в определенный день, например конференции.
- Дела, связанные с конкретным днем, например, когда нужно начать проект, учитывая крайний срок.
- Список ожидания. Здесь содержатся делегированные дела, которые все еще ждут своего адресата.
- Список проектов. В него входят все проекты, которые вы начали, но еще не закончили. В методе GTD «проект» — это все, что включает в себя более чем одно действие, которое необходимо выполнить.
- Список следующих действий. Это пункты, которые вам нужно сделать, чтобы завершить проекты. Вы группируете их по «контекстам» — ограничениям среды или инструментам, необходимым для завершения проекта, например «дом», «компьютер» или «банк».
- Списки «когда-нибудь» и «может быть». В них входят пункты, которые вы не можете сделать прямо сейчас, потому что они неактуальны в данный момент или потому что вы еще не взяли на себя обязательства по их выполнению.
- Корзина. Сюда вы выбрасываете то, что не имеет для вас никакой ценности, например изучение нового навыка, который больше не актуален.
- Архив — место, где хранится информация, имеющая потенциальную ценность. Ее можно разделить на две группы:
- Справочные материалы — информация, которую вы используете редко, поэтому нет необходимости держать ее под рукой.
- Вспомогательные материалы — информация, которую вы используете чаще.
Шаг 4. Размышляйте
Чтобы извлечь максимальную пользу из своей работы, вам следует поразмыслить над ней. Сделайте паузу и позвольте себе проанализировать свои действия, проверяя, в правильном ли направлении вы движетесь. Эта часть методологии GTD — то, с чем обычно сталкиваются люди, но она помогает уточнить приоритеты и управлять списками дел.
Дэвид Аллен предлагает использовать два вида анализа:
- Ежедневные обзоры. Вы проводите их один или два раза в день, утром или вечером. Вы просматриваете свои следующие действия, календарь, проекты, списки ожиданий и дел, что позволяет понять, что вам нужно сделать в этот конкретный день и как вы с этим справились.
- Еженедельные обзоры. Они требуют часа или двух вашего времени каждые выходные, чтобы посмотреть, как работает система. В ходе еженедельного обзора вы обновляете списки дел, фиксируете дополнительные материалы и оцениваете свою работу.
Шаг 5. Задействуйте
Теперь, когда вы упорядочили свои дела, вы можете приступить к выполнению задач. На этом этапе вам нужно выбрать, что делать в тот или иной момент времени.
Аллен также предлагает использовать модель 4 критериев, которая поможет вам понять, какие действия следует предпринять в конкретный момент:
- Контекст — окружение, которое предлагает возможности или создает ограничения для выполнения конкретного действия. Например, для выполнения некоторых действий требуется определенный человек, инструмент или место.
- Доступное время. Вы видите, сколько времени у вас есть, и действуете соответственно. Если у вас назначена встреча через час, а дорога до места займет 30 минут, вы можете заняться другой задачей, которая не займет много времени.
- Доступная энергия. Для выполнения некоторых задач требуется много умственной или физической энергии, поэтому не стоит браться за сложные задания, когда вы чувствуете усталость или моральное истощение.
- Относительный приоритет. Выберите задачи с наивысшим приоритетом и сосредоточьтесь на них в первую очередь. Ваша задача — сделать наилучший выбор. Конечно, ваш выбор будет интуитивным, но уже проделанная вами работа очень поможет.
При выполнении заданий вы можете использовать трехкратную модель определения ежедневной работы, которая состоит из следующих элементов:
- Выполнение заранее определенной работы — выполнение заданий из вашего календаря или списков.
- Выполнение работы по мере ее появления — выполнение неожиданных заданий.
- Определять свою работу — разбивать новые проекты на выполнимые шаги.
Метод Getting Things Done Дэвида Аллена — это отличная техника тайм-менеджмента, которая поможет вам не только эффективно управлять задачами, но и очистить свой разум. Если вы чувствуете, что отстаете от графика, попробуйте применить эту систему, при необходимости сочетая ее с другими техниками тайм-менеджмента. В конце концов, дело не в том, сколько времени у вас есть, а в том, как вы его используете.
