Иногда обмен документами Notion по URL-адресу или приглашение другого пользователя в рабочее пространство не представляется возможным. Возможно, они не являются пользователями Notion. Может быть, вы хотите предоставить более официальный документ (например отправить счёт-фактуру для своего клиента из Company OS или Freelance OS) или вам нужен определенный тип файла. Как бы то ни было — вам нужно преобразовать страницу Notion в формат PDF.
В идеале вы хотите сделать это так, чтобы не:
- Не нарушать форматирование;
- Не включать уродливые «свойства» в верхней части страницы; и
- Просто в целом разумно сочетается с форматированием многостраничных PDF.
- Хотя в Notion есть простая функция экспорта в PDF, она не всегда соответствует вышеуказанным требованиям. Поэтому в этом посте я расскажу:
Как экспортировать страницу Notion в PDF
Как решить некоторые из распространенных проблем, с которыми сталкиваются пользователи Notion.
Давайте начнем с основ.
На любой странице Notion вы можете экспортировать и загрузить содержимое этой страницы в формате PDF, для этого вам нужно:
- Перейдите в правое верхнее меню страницы;
- Выбрать в меню пункт «Экспорт»;
Выбрать несколько основных параметров форматирования документа, который вы хотите экспортировать; - Затем сохраните файл в формате .pdf на своем компьютере.
Как экспортировать страницы Notion в правильном формате
При попытке экспортировать страницы Notion в PDF возникает несколько проблем с форматированием. Основная причина заключается в том, что страницы Notion структурированы не так, как большинство других документов текстовых редакторов (например, Docs или Word).
Страницы Notion работают блоками, и эти блоки могут быть преобразованы во что угодно — от обычного текста до заголовков, блоков вызова, кавычек, таблиц и т. д.
Некоторые основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться:
- Базы данных выглядят странно;
- Интервалы между страницами не совсем одинаковые;
- Свойства не могут быть скрыты в верхней части страницы базы данных; и
- Общее выравнивание колонок и разделителей не совсем соответствует вашему документу Notion.
Вместо того чтобы пытаться дать точный ответ на все случаи, когда что-то может пойти не так, я попробую дать несколько простых советов, которым нужно следовать при экспорте страниц Notion в PDF.
- Не используйте страницы баз данных: Страница базы данных — это любая страница Notion, которая относится к базе данных. Например, у вас может быть база данных «Счета-фактуры», которая имеет множество свойств, таких как «Срок исполнения», «Статус» и «Сумма». Все эти свойства будут автоматически присвоены любой странице в этой базе данных — и поэтому, когда вы попытаетесь экспортировать ее, Notion также экспортирует эти свойства и перечислит их в верхней части. Если вы хотите, чтобы так и было — это замечательно! Но если вы хотите просто распечатать содержимое страницы в PDF, лучше всего работать со страницами
/page, которая не привязана к базе данных. - Избегайте временных шкал (таймлайнов) и представлений баз данных, не содержащих таблиц: Если вы хотите напечатать базу данных внутри содержимого PDF-страницы, Notion позволит вам это сделать, но при этом вернется к табличному представлению данных. Так что если вы нарисовали сложную временную шкалу, скажем, для проекта, Notion не создаст её при экспорте PDF;
- В целом, сохраняйте простоту форматирования: Слишком много столбцов, разделителей, изображений и надписей только увеличивают вероятность того, что все пойдет не так, как надо. Поэтому, если вы хотите использовать Notion для экспорта документов, лучше не форматировать их и сразу переходить к содержанию (подумайте о счетах, договорах и других «скучных» документах).
Обходные пути и решения
Если у вас есть база данных с повторяющимся шаблоном, на основе которого вы хотите создать множество PDF-файлов (например, шаблон счета-фактуры), вы можете воссоздать эту страницу как отдельную кнопку шаблона. Это позволит вам быстро создать новую копию со всем содержимым и форматированием шаблона, но не будет печатать свойства базы данных.
Чтобы увидеть пример этого в действии, взгляните на этот шаблон Company OS — там можно экспортировать отчеты для клиентов и счета-фактуры, пригодные для печати в PDF 🙂
