Если вы используете Notion для управления проектами, то наверняка сталкивались с необходимостью разбивать крупные задачи на более мелкие подзадачи. Грамотное использование подзадач в Notion позволяет повысить продуктивность, структурировать рабочий процесс и контролировать выполнение задач. В этой статье мы разберем, как эффективно использовать подзадачи в Notion, какие методы организации доступны, а также дадим советы по автоматизации.
Что такое подзадачи в Notion?
Подзадачи в Notion — это более мелкие действия, на которые разбивается основная задача. Они помогают:
- Делегировать отдельные шаги другим участникам команды.
- Упростить выполнение сложных задач;
- Четко определить последовательность действий;
- Легко отслеживать прогресс;
Если в вашей базе данных задач более 50 строк, то именно подзадачи и зависимости помогут вам получить более четкое представление о том, что именно нужно сделать в данный конкретный момент. И добиться этого вы сможете, разбив большие задачи на более простые действия.
Теперь проще наметить этапы выполнения задачи, распределить нагрузку между членами команды, назначив конкретные шаги для разных исполнителей, и определить, что должно произойти, чтобы задача была отмечена как «выполненная».
Для формирования подзадач и зависимостей используются функции связей (Relation) Notion. В этом руководстве мы расскажем вам, как можно с легкостью настроить и использовать подзадачи и зависимости для управления задачами.
Что такое свойство Relation? С помощью свойств Relation можно связать одну базу данных с другой или создать связи между элементами в одной базе данных. Подробнее о свойствах связей можно узнать здесь.
Как использовать подзадачи в базе данных задач
Публикация контента, например, статьи в блоге, может показаться простой задачей, но, как известно специалистам по маркетингу, она включает в себя множество этапов: от первоначального исследования и подготовки материала до написания и рецензирования. Для этого, вероятно, потребуется участие двух или более членов вашей команды, и даже после размещения публикации у вас будет еще множество дополнительных задач по ее продвижению.
Для работы в команде, мы создали шаблон SMM OS. Этот шаблон содержит все, что нужно для работы в сфере SMM: проекты, задачи, документация и многое другое.
Допустим, вы добавили в свою базу данных задачу под названием «Опубликовать статью в блоге «10 способов использования искусственного интеллекта в маркетинге». Вы можете сделать эту задачу родительской в своей базе данных, а затем создать подзадачи для исследования темы, создания набросков публикации, написания черновика, отправки его на редактирование, рецензирования и последующей отправки на публикацию.
Некоторые из этих задач могут даже иметь свои подзадачи. Например, публикация поста может включать в себя окончательный анализ и SEO-проверку, форматирование, добавление изображений, написание мета-описания и загрузку в вашу CMS.
Вот как создать свойство подпункта в базе данных ваших задач:
- Нажмите
Create(Создать). - Нажмите на меню
…в правом верхнем углу базы данных и выберите «Подпункты». - В окне
Sub-items(Подпункты) вы создадите свойство, которое будет связано само с собой. Вы можете переименовать характеристики в «Подзадачи» и «Родительские задачи» соответственно.
После этого в базе данных появятся два новых свойства: одно в разделе «Родительские задачи» и одно в разделе «Подзадачи».
Как использовать взаимосвязи в режиме просмотра временной шкалы
Используйте зависимости, чтобы пометить задачу как зависимую от другой.
Например, представьте, что вы занимаетесь запуском новой функции. Порядок выполнения задач очень важен, так как вы не можете начать публикацию гайдов и созданием e-mail контента, пока не завершите работу над пользовательским интерфейсом.
Вы можете использовать зависимости в режиме просмотра временной шкалы, чтобы отмечать задачи, которые необходимо завершить до того, как вы перейдете к следующей. Они функционируют так же, как и подпункты, и являются еще одним способом визуально связать ваши задачи.
Чтобы добавить зависимости в режиме просмотра временной шкалы:
- Перейдите в меню … и выберите пункт «Зависимости» (Dependencies).
- Если в базе данных не существует отношений (связей), вам будет предложено их создать. По умолчанию это будет связь, которая будет связана сама с собой и назваться «Зависимость».
- Чтобы добавить зависимости в режиме просмотра временной шкалы:
- Нажмите кнопку «Создать новую связь».
Когда вы наводите курсор на любой элемент базы данных на вашей временной шкале, с правой стороны появляется стрелка. Вы можете нажать на стрелку и перетащить ее, чтобы соединить одну задачу с другой и создать зависимость, которая будет отображаться только на временной шкале.
Подзадачи и взаимосвязи облегчают управление работой команды.
Когда вы руководите быстро меняющейся командой, расстановка приоритетов и отслеживание работы каждого её члена — это очень непростая задача. Благодаря подзадачам и зависимостям вы можете управлять повседневной работой своей команды, параллельно добиваясь прогресса в достижении более масштабных целей.
Подзадачи и зависимости помогут вам:
- Разбить задачи на подзадачи — Многие задачи в вашей базе данных задач слишком обширны, чтобы выполнить их за один шаг, и на самом деле требуют нескольких действий от нескольких членов команды. Разбив большие задачи на несколько отдельных действий, легче наметить и выполнить то, что нужно сделать.
- Помогайте членам команды сотрудничать для достижения поставленных целей — Разбив задачу на отдельные подзадачи, вы можете делегировать или поручить выполнение этих задач разным членам вашей команды. Это поможет вашей команде наладить взаимодействие, и каждый будет вносить свой вклад в достижение поставленных целей.
- Определите препятствия, останавливающие ваш прогресс — Иногда прогресс застопоривается, потому что вы не можете двигаться вперед, пока не выполните определенную задачу. Зависимости позволяют вам понять, когда это происходит, и, правильно расставив приоритеты, двигаться дальше.
Способы просмотра подзадач и зависимостей на странице
Когда вы открываете страницу в базе данных, вы можете просмотреть подпункты и зависимости в виде отношений в верхней части страницы.
Также можно выбрать отображение подпунктов в виде раздела страницы, чтобы при открытии задачи сразу было понятно, какие подзадачи в нее входят. В разделе подпунктов вы можете нажать на меню опций ... и выбрать соответствующие свойства, которые вы хотите отобразить (статус, назначенный исполнитель, срок выполнения и т. д.) Отображение подзадач в виде отдельного раздела страницы также упрощает добавление новых задач на страницу.
Использовать подпункты базы данных можно самыми разнообразными способами
Подзадачи и зависимости в первую очередь предназначены для управления задачами и проектами.
Однако вы можете использовать их для любых целей.
Например:
- Разделите ваши OKR («цели и ключевые результаты») на мини-цели — создайте свойство подпункта в базе данных OKR вашей компании и переименуйте его в « Подцели» или «Мини-цели». Затем вы сможете добавлять более мелкие цели, которые будут дополнять ваши общие цели на месяц, квартал или год.
- Создание родительских и дочерних команд в организационной диаграмме — Вы можете использовать свойство подпункта для создания базы данных организационной диаграммы, в которой можно увидеть, как каждый большой отдел разделен на более мелкие команды.
- Записывайте ежемесячные и еженедельные обновления в базу данных документов — документы с ежемесячными обновлениями могут стать родительскими элементами, а каждое еженедельное обновление — подэлементом для соответствующего месяца.
Часто задаваемые вопросы
1. Можно ли автоматически закрывать задачи, когда все подзадачи выполнены?
Да, с помощью «Rollup» можно отслеживать выполнение подзадач и менять статус родительской задачи вручную или с помощью интеграций.
2. Можно ли интегрировать подзадачи в другие системы?
Да, Notion поддерживает интеграции с Zapier, Make и другими инструментами автоматизации.
3. Как лучше организовать подзадачи в команде?
Используйте базы данных с колонками «Ответственный» и «Статус». Также можно подключить уведомления для отслеживания изменений.
Используйте подзадачи в Notion эффективно и сделайте свой рабочий процесс более продуктивным!
