Как автоматически отслеживать дедлайны в Notion и Buildin: Готовая формула

Многие пользователи сталкиваются с проблемой автоматического отслеживания дедлайнов. Как понять, сколько осталось до крайнего срока? Как увидеть, какие задачи уже просрочены?

При работе над проектами или вы просто ведёте расписание в Notion, важно быстро видеть, какие дедлайны приближаются, а какие уже просрочены. Ручное обновление статусов – это лишняя трата времени. Гораздо удобнее, если Notion автоматически рассчитывает и показывает:

• Если дедлайн сегодня → отображается «📅 Сегодня».
• Если дедлайн уже прошел → «Просрочено на X дней».
• Если дедлайн в будущем → «Осталось X дней».
• Если осталось менее 7 дней → добавляется «‼️», чтобы подчеркнуть срочность.

Шаг 1: Создаем поле “Дедлайн”

Прежде всего, создайте новую базу данных, а далее создайте колонку Date и назовите её “Дедлайн”. В этом поле будет храниться дата крайнего срока для задачи.

Также добавьте колонку “Когда завершено” (Date), чтобы учитывать выполненные задачи.

Шаг 2: Добавляем поле “Статус” с формулой

Теперь создадим колонку Formula, которая автоматически будет определять статус дедлайна. Вставьте следующую формулу:

if(
    empty(prop("Дедлайн")) or not empty(prop("Когда завершено")), 
    "", 
    if(
        formatDate(prop("Дедлайн"), "L") == formatDate(now(), "L"), 
        "📅 Сегодня", 
        if(
            floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24) > 0, 
            "Просрочено на ", 
            "Осталось "
        ) + format(abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24))) + 
        " " + 
        if(
            abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24)) == 1, "день", 
            if(abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24)) >= 2 and abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24)) <= 4, "дня", "дней")
        ) + 
        if(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24) >= -7, "‼️", "")
    )
)

Смотреть пример в Notion

Как работает эта формула?

1. Проверяем, есть ли данные

if(empty(prop("Дедлайн")) or not empty(prop("Когда завершено")), "", ...

• Если нет даты в “Дедлайн” → оставляем поле пустым.
• Если задача завершена (поле “Когда завершено” не пустое) → оставляем поле пустым.

2. Проверяем, наступил ли дедлайн сегодня

if(formatDate(prop("Дедлайн"), "L") == formatDate(now(), "L"), "📅 Сегодня", ...

• Если текущая дата совпадает с дедлайном → отображается «📅 Сегодня».

3. Определяем, просрочен ли дедлайн или он в будущем

if(
    floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24) > 0, 
    "Просрочено на ", 
    "Осталось "
)

• Если дедлайн уже прошел → «Просрочено на X дней».
• Если дедлайн в будущем → «Осталось X дней».

4. Добавляем число дней

format(abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24)))

• Вычисляет разницу в днях между текущей датой и дедлайном.

5. Автоматически склоняем слово “день”

if(
    abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24)) == 1, "день", 
    if(abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24)) >= 2 and abs(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24)) <= 4, "дня", "дней")
)

• Если 1 день → отображается “день”.
• Если 2, 3, 4 дня → отображается “дня”.
• Если 5 и больше дней → отображается “дней”.

6. Добавляем визуальный значок, если осталось менее 7 дней

if(floor(dateBetween(now(), prop("Дедлайн"), "hours") / 24) >= -7, "‼️", "")

• Если до дедлайна 7 дней и меньше → добавляется значок «‼️» для акцента.

Теперь ваш Notion автоматически отслеживает дедлайны без ручных обновлений! 📅

1. Вы видите, когда дедлайн наступает сегодня.
2. Просроченные дедлайны сразу бросаются в глаза.
3. Осталось менее 7 дней? Получите предупреждающий знак!
4. Формула автоматически склоняет слово “день” правильно.

Попробуйте внедрить эту формулу в свой Notion и настройте её под свои нужды!